Privacyverklaring
Bij ASC Olympia zijn jouw gegevens veilig en ze blijven veilig. Onze systemen zijn goed beveiligd en we hebben processen die de veiligheid van jouw gegevens waarborgen. Wij nemen jouw privacy serieus.
Privacyverklaring
Hieronder vind je de privacyverklaring van ASC Olympia. In deze privacyverklaring lees je alles over de manier waarop wij persoonsgegevens verzamelen en hoe wij met jouw privacy omgaan. We leggen uit waar en voor welke doeleinden we jouw gegevens opslaan. Je leest hieronder ook wat jouw rechten zijn met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten.
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd als gevolg van bijvoorbeeld wetswijzigingen. Wanneer we dat doen, zullen we dat natuurlijk communiceren.
ASC Olympia
ASC Olympia is de oudste wielervereniging van Nederland. We bestaan om alle wielerliefhebbers in Amsterdam en omstreken te verenigen, een ’thuis’ te bieden en samen de (Amsterdamse) wielersport te ontwikkelen. Bovendien willen wij meer Amsterdammers – op een sportieve en vooral veilige manier – op de fiets krijgen. Daarvoor geven wij trainingen en organiseren wij wedstrijden en toertochten.
Er zijn situaties waarbij we jouw gegevens verzamelen. Daarom is het goed dat je weet wat we daarmee doen. Het is ook goed dat je kunt aangeven hoe jij jouw wensen rondom de verwerking van jouw gegevens kunt aangeven. Daarover gaat deze verklaring. Deze verklaring is belangrijk; want het gaat over jouw privacy. Als jij je niet prettig voelt bij het gebruik van jouw gegevens door ASC Olympia, neem dan gerust contact op met Wim Overdevest – onze Data Protection Officer – via privacy@ascolympia.nl.
ASC Olympia is een vereniging geregistreerd onder KvK nummer 40533011. Het bestuur van de vereniging bestaat uit Martin Spel – voorzitter, Wim Overdevest – secretaris en Data Protection Officer, Milko Siemons – penningmeester, Eddy Weber – sponsoring, Kim Peters – vrouwenwielrennen en Sandra Prins – handbiken.
Doel gegevens
We verzamelen persoonsgegevens – de dus privacy gevoelige informatie – voor onderstaande aantal doelen.
Registreren van lidmaatschap
Wanneer je lid wil worden van ASC Olympia, willen we natuurlijk graag weten wie je bent. Aanmelden voor lidmaatschap bij ASC Olympia gebeurt via het aanmeldformulier op onze website. We registreren jouw gegevens ook bij de KNWU zodat je meteen in het bezit bent van een KNWU Basislidmaatschap. Hetzelfde geldt voor het aanmelden als lid van Fietsbelles en voor het aanmelden als lid van Routiers Cycling Club.
Het versturen van nieuwsbrieven
ASC Olympia verstuurt om de twee maanden een nieuwsbrief via e-mail. Deze nieuwsbrieven zijn enkel informatief en gericht op nieuws- en kennisdeling. Onze nieuwsbrieven zijn niet commercieel getint. Wanneer je lid bent van ASC Olympia, Fietsbelles of van Routiers Cycling Club ontvang je deze nieuwsbrief automatisch. Wanneer je jezelf – als niet-lid van ASC Olympia – aanmeldt voor onze nieuwsbrieven, vragen we om jouw naam en e-mailadres via het aanmeldformulier op onze website.
Contact opnemen
Jouw gegevens registreren wij ook, als jij contact opneemt met ASC Olympia via het contactformulier op onze website. In dit formulier vragen we alleen jouw naam en e-mailadres. We doen dit, omdat we anders jouw vraag niet kunnen beantwoorden. Je naam vragen we, zodat we weten wie het bericht heeft gestuurd.
Analytics
Op onze website verzamelen we jouw (geanonimiseerde) gegevens om de website te verbeteren. Dat doen we met Google Analytics en Facebook Pixel. Deze gegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan jouw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan informatie zoals de duur van een website bezoek of de pagina’s die veel worden bezocht. Deze gegevens worden alleen verwerkt met jouw uitdrukkelijke toestemming., via een pop-up onder aan onze website bij jouw eerste bezoek aan onze website of wanneer je jouw browsergeschiedenis hebt gewist en daarna onze website weer bezoekt.
Ontvangers
De gegevens die we ontvangen en verwerken worden beheerd met (of door):
MailChimp
De nieuwsbrieven worden verzonden met MailChimp. Op het moment dat jij je aanmeldt voor de nieuwsbrief, worden jouw naam en e-mailadres automatisch opgeslagen in de daarvoor bestemde mailinglijst in MailChimp. Hoe MailChimp omgaat met het verwerken van gegevens kun je in deze artikelen lezen.
Hosting2Go
De website en e-mail van ASC Olympia worden gehost op servers van Hosting2Go. De gegevens die jij verstuurt via de ASC Olympia website, worden op servers van Hosting2Go opgeslagen. Als jij contact opneemt via een formulieren of via e-mail, worden die berichten opgeslagen op de servers van Hosting2Go. Hoe Hosting2Go omgaat met het verwerken van gegeven kun je lezen in dit artikel.
Opslagperiode
Jouw gegevens worden voor langere tijd bewaard door ASC Olympia, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we jouw gegevens op grond van wettelijke bepalingen langer moeten bewaren. Denk bij dat laatste bijvoorbeeld aan de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
Het versturen van nieuwsbrieven
Jouw naam en e-mailadres worden opgeslagen in MailChimp. De opslag van jouw gegevens is voor onbepaalde tijd. Je kunt je uitschrijven wanneer je wil via de link onderaan de nieuwsbrieven. Je kunt ook een e-mail sturen naar privacy@ascolympia.nl.
Contact opnemen
Wanneer je contact opneemt met ASC Olympia via e-mail, worden de gegevens die jij meestuurt – zoals bijvoorbeeld je naam en e-mailadres – opgeslagen op onze mailserver. Die e-mails worden maximaal twee jaar bewaard.
Analytics
De gegevens we via Google Analytics op de website verzamelen zijn volledig anoniem. Die gegevens zijn dus niet verbonden aan jouw naam of e-mailadres. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard door Google Analytics.
Beveiliging
Er worden van jouw persoonsgegevens geen fysieke kopieën gemaakt. Jouw gegevens worden alleen beheerd in de eerdergenoemde systemen en software. De persoonsgegevens die door ASC Olympia of door eerder genoemde derden worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software. Bovendien zijn die gegevens beveiligd met een wachtwoord en waar mogelijk beveiligd met two-factor authentication (of tweestapsverificatie). Bij deze tweestapsverificatie wordt door de software een code gegenereerd en verstuurd naar ASC Olympia. Deze code gebruiken we tijdens het inlogproces.
Elk apparaat in bezit van een medewerker van ASC Olympia die toegang heeft tot jouw gegevens, is zelf ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdruk. Het aantal apparaten dat toegang heeft tot jouw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten.
Jouw bezoek aan de ASC Olympia website wordt beveiligd door een zogenaamd SSL-certificaat. SSL (Secure Sockets Layer) is een encryptie-protocol dat ervoor zorgt dat jouw verbinding met de ASC Olympia website volledig privé is en alle verkeer tussen jouw en de website is versleuteld. Je herkent deze beveiliging aan het ‘groene slotje’ voor de url in de adresbalk van je browser.
Daarnaast is het domein van ASC Olympia ondertekend met DNSSEC – een extra hulpmiddel waarmee de ‘bewegwijzering’ van onze website veiliger en vertrouwder wordt.
Jouw rechten
Recht op inzage
Je hebt het recht om te allen tijde jouw gegevens op te vragen die bij ASC Olympia zijn vastgelegd en worden bewaard. Dit doe je heel eenvoudig door een e-mail te sturen naar privacy@ascolympia.nl. Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens. We streven ernaar om dat binnen vijf werkdagen te doen.
Recht op rectificatie
Kloppen jouw gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt te allen tijde het recht om jouw gegevens te laten aanpassen door ASC Olympia. Jouw gegevens voor de nieuwsbrief, kun je altijd aanpassen via de URL onderaan elke nieuwsbrief.
Recht op overdracht
Mocht jij de gegevens die bij ASC Olympia zijn opgeslagen nodig hebben, in het geval je overstapt naar een andere vereniging, dan heb je het recht op overdracht. Hierbij dient ASC Olympia al jouw gegevens over te dragen aan de andere vereniging.
Recht op wissen van gegevens
Wil je niet langer dat jouw gegevens bij ASC Olympia zijn vastgelegd? Dan heb je het recht op het laten wissen van jouw gegevens.
Recht op het indienen van een klacht
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat ASC Olympia niet op de juiste manier met jouw privacy omgaat. Je kunt een klacht indienen via deze link.
Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)
Wil jij niet dat ASC Olympia jouw gegevens gebruikt? Dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens. Het gebruik maken van deze rechten kun je kenbaar maken via privacy@ascolympia.nl onder toezending van een kopie van jouw identiteitsbewijs waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, id-bewijsnummer en BSN onleesbaar gemaakt mogen worden. Wij streven ernaar om binnen vijf werkdagen te reageren.
Onze plichten
ASC Olympia verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk inschrijving van (nieuwe) leden en informatievoorziening aan onze leden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het versturen van onze twee-maandelijkse nieuwsbrief. Wij zullen jouw gegevens nooit verkopen aan derden. De gegevens die we jou vragen om aan te leveren, zijn de minimaal benodigde gegevens voor het aanbieden van de dienstverlening van ASC Olympia.
Jouw persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld nodig om jou in onze ledenadministratie op te nemen en jou te kunnen aanmelden voor een KNWU Basislidmaatschap. Jouw e-mailadres is bijvoorbeeld nodig om jou onze nieuwsbrief te kunnen sturen. Als je deze gegevens niet kan of wil aangeleverd, kunnen we je helaas niet aannemen als lid bij ASC Olympia, kunnen we jou niet aanmelden bij de KNWU en kunnen we jou niet op de hoogte houden van de activiteiten die wij organiseren voor onze leden.
Mocht het nodig zijn om de gegevens die jij met ons hebt gedeeld, te delen met anderen dan de hierboven genoemde partijen, zullen wij altijd eerst jouw toestemming vragen.
ASC Olympia behoudt zich het recht voor om jouw persoonsgegevens – of elke andere gegevens – te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist of wanneer ASC Olympia het gerechtvaardigd vindt om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van ASC Olympia te beschermen. Daarbij zullen wij natuurlijk altijd trachten om jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.
Vragen, opmerkingen of klachten?
Heb je vragen over jouw privacy op onze website? Of zie je iets dat beter kan of wellicht zelfs niet klopt? Maak je je zorgen over jouw privacy op onze website? Neem dan gerust contact met ons op; we beantwoorden jouw vragen graag! Je mag ook gerust een e-mail over alle zaken die te maken hebben met jouw privacy, sturen naar Wim Overdevest – onze Data Protection Officer – via privacy@ascolympia.nl 🙂
Lees ook: